Czy konieczne jest odbycie walnego zebrania członków stowarzyszenia w okresie pandemii?

 

W poprzednich wpisach poruszyłem zagadnienie organizacji walnego zebrania członków stowarzyszenia ogrodowego w warunkach pandemii skutkującej ograniczeniami w osobistym kontakcie członków stowarzyszenia. Tym razem chciałbym odpowiedzieć na zadane pytanie o to, czy konieczna jest w takiej sytuacji organizacja Walnego, szczególnie w przypadku, gdy nie wszyscy członkowie mają dostęp do środków porozumiewania się na odległość lub gdy stowarzyszenie nie chce korzystać z rozwiązań niezapewniających bezpieczeństwa lub tajności głosowania, a na rozwiązania profesjonalne go nie stać.

Otóż, co do zasady nie jest to konieczne, choć oczywiście ostateczna ocena zależy zawsze od analizy postanowień konkretnego statutu.

Po pierwsze wyjaśnić trzeba, że Prawo o stowarzyszeniach ani ustawa o rodzinnych ogrodach działkowych nie wprowadzają żadnych wymagań odnośnie częstotliwości, czy określonej regularności spotkań organów stowarzyszenia, w tym walnego zebrania członków.

Określone reguły w tym względzie wprowadzać natomiast może - i zwykle to czyni - statut. Statut jest jednak umową i jej wykonanie oraz skutki niewykonania podlegają ocenie w oparciu o ogólne reguły Kodeksu cywilnego. Zaniechanie zwołania walnego zebrania członków z pewnością stanowi niewykonanie zobowiązania - pytanie jednak czy i jakie konsekwencje prawne to rodzi.

Do statutu, jako umowy sui generis, należy stosować m.in. przepisy Księgi Trzeciej Kodeksu cywilnego, choć z dużą ostrożnością, z pełnym uwzględnieniem specyfiki tego stosunku prawnego. Odroczenie Walnego ze względu na stan epidemii - a zatem stan realnego zagrożenia zdrowia i życia członków - można postrzegać jako działanie w stanie wyższej konieczności (szczególnie, gdy obiektywne, wskazane powyżej okoliczności uniemożliwiają obrady on-line). Identyfikacja takiego stanu wyższej konieczności zwalniałaby z odpowiedzialności deliktowej osoby odpowiadające formalnie za zwołanie Walnego. Również w zakresie odpowiedzialności umownej (statut jako umowa wiąże nie tylko członków, ale i nakłada określone obowiązki na osoby sprawujące funkcje w organach stowarzyszenia) uznać należy, że art. 471 kc daje podstawy do zwolnienia ich z odpowiedzialności, skoro zaniechanie organizacji walnego jest następstwem pandemii, a nie okoliczności zależnych od władz stowarzyszenia. Z pewnością jednak należałoby o takiej decyzji i jej przyczynach powiadomić członków stowarzyszenia, a najlepiej przeprowadzić wcześniej konsultacje w tej sprawie.

Nie należy jednak pomijać, że funkcjonowanie wielu organizacji opiera się na kadencyjności władz. W takim przypadku, zasadniczym powodem, dla którego walne zebrania członków odbywają się w regularnych odstępach czasu, jest konieczność powołania nowych władz przed upływem kadencji dotychczasowych członów Zarządu i Rady. Ustawodawca dokonał jednak, z uwagi na epidemię COVID-19, istotnej interwencji w tym zakresie (ustawą z dnia 19 czerwca 2020 r. - tzw. Tarczą 4.0.) wydłużając automatycznie kadencje członków władz stowarzyszenia sprawujących swoje funkcje w dniu 24 czerwca 2020 r. Wydłużenie kadencji następuje do czasu "wyboru władz stowarzyszenia na nową kadencję, jednak nie dłużej niż do 60 dni od dnia odwołania stanu zagrożenia epidemicznego lub stanu epidemii". Ustawa ta nie ma mocy wstecznej, tak więc postanowienie to nie ma zastosowania do tych organizacji, w których kadencja władz zakończyła się przed dniem 24 czerwca 2020 r. Pomimo braku jednoznaczności przepisu przyjmuje się, że ma on zastosowanie zarówno do przypadków kadencji wspólnej, jak i kadencji indywidualnych poszczególnych członków danego organu.

Konieczność odbycia walnego mogła być też dotąd następstwem statutowego uregulowania zasad zatwierdzania sprawozdań finansowych organizacji (jeśli przyznano kompetencję w tym względzie walnemu zebraniu członków i jeśli stowarzyszenie nie prowadzi uproszczonej ewidencji przychodów i kosztów - co zwalnia je z obowiązku przygotowywania sprawozdań). Również w tym przypadku możliwe jest jednak uniknięcie zwoływania i odbywania walnego, gdyż Prawo o stowarzyszeniach daje możliwość podejmowania uchwał poprzez głosowanie poza posiedzeniem z wykorzystaniem środków komunikacji elektronicznej. Warunkiem jest jedynie zgoda członków organizacji na taką formę głosowania. 

Gdybyście Państwo chcieli uzyskać dodatkowe informacje lub pomoc w zakresie związanym z walnym zebraniem członków lub kadencją organów stowarzyszenia - zapraszamy do kontaktu.